Nabór na stanowisko Sekretarki Żłobka „Hocki Klocki”

Żłobek „Hocki Klocki” ogłasza nabór na stanowisko sekretarki

Warunki zatrudnienia:

• forma zatrudnienia - umowa o pracę;
• wymiar zatrudnienia – 0,5 etatu.

Wymagania związane ze stanowiskiem

• niezbędne:
  • obywatelstwo polskie,
  • pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
  • stan zdrowia pozwalający na wykonywanie pracy na stanowisku,
  • niekaralność za przestępstwo popełnione umyślnie,
  • posiadanie wykształcenia średnie,
  • mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku,
  • umiejętność posługiwania się narzędziami informatycznymi (środowisko Windows 7, pakiet biurowy Microsoft Office, Excel, Lex),
  • umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
  • wysoka kultura osobista;
• dodatkowe:
  • komunikatywność,
  • odpowiedzialność i rzetelność,
  • sumienność,
  • bezstronność,
  • umiejętności planowania,
  • umiejętność pracy w zespole,
  • znajomość przepisów prawnych mających zastosowanie w wykonywanej pracy,
  • postawa etyczna;

Zakres zadań:

• kontakt z klientem zewnętrznym i wewnętrznym, przyczynianie się do dobrego imienia placówki poprzez swoją wiedzę fachową oraz kulturalny i uczynny stosunek do współpracowników, rodziców i dzieci,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej oraz przedstawianie jej do dekretacji, w tym obsługa korespondencji w systemie e-dokument firmy REKORD,
• prowadzenie prawidłowego obiegu dokumentów, zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
• prowadzenie składnicy akt w zakresie ustalonym instrukcją kancelaryjną i archiwalną,
• sporządzanie stosownej dokumentacji związanej z pracą sekretariatu,
• przygotowanie zleconych dokumentów, sprawozdań, pism, listów, odbieranie telefonów zewnętrznych i wewnętrznych, przyjmowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie interesantów, udzielanie informacji, a w razie potrzeby kierowanie do właściwych osób według kompetencji,
• zbieranie informacji potrzebnych do opracowywania sprawozdań GUS i EMPATIA oraz obsługa w/w systemów,
• przyjmowanie wniosków do rekrutacji oraz prowadzenie procesu rekrutacji,
• przygotowywanie statystyk i zestawień, w tym dla organu prowadzącego oraz na prośbę dyrektora,
• wydawanie dokumentów i zaświadczeń na wniosek rodzica,
• wydawanie i prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych,
• prowadzenie rejestru faktur,
• prowadzenie ewidencji przydziału odzieży roboczej dla pracowników,
• zaopatrywanie pracowników w odzież ochronną zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• prowadzenie spisu zarządzeń Dyrektora,
• przygotowanie i obsługa platformy zakupowej (przygotowanie zapytań ofertowych oraz ich wystawianie na platformie zakupowej, zamykanie platformy, sporządzanie umów dla kontrahentów, prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz umów i zleceń),
• przygotowywanie i opisywanie metryczek do faktur (poza fakturami żywieniowymi),
• prowadzenie na bieżąco rejestru dzieci uczęszczających do żłobka,
• protokółowanie zebrań obsługi prowadzonych przez Dyrektora,
• dbanie o powierzone mienie oraz zapobieganie wszelkim przejawom marnotrawstwa i nadużyciom,
• informowanie Dyrektora o stanie załatwianych spraw i ewentualnych trudnościach,
• przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i tajemnicy służbowej,
• wykonywanie innych poleceń służbowych nieobjętych niniejszym zakresem czynności, pozostających w związku z zakresem zadań przypisanych do zajmowanego stanowiska oraz wykonywanie w razie potrzeby innych poleceń dyrektora pozostających w związku z zatrudnieniem na stanowisku sekretarki, zgodnych z posiadanymi kwalifikacjami;

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• CV, list motywacyjny,
• kopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,
• kopie świadectw pracy,
• kopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji,
• podpisane pisemne oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystaniu w pełni z praw publicznych i o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie,
• podpisane pisemne oświadczenie o stanie zdrowia,
• wypis z Krajowego Rejestru Karnego,
• podpisane pisemne oświadczenie o nieewidencjonowaniu w rejestrze przestępstw na tle seksualnym,
• klauzula o treści: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)" – załącznik nr 1 do naboru.

Pisemne zgłoszenia kandydatów będą przyjmowane w terminie do dnia 30 kwietnia 2024 r. do godz.15:00

Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem "Oferta pracy - sekretarka" w sekretariacie Żłobka „Hocki Klocki”, ul. Porannej Rosy 2, 62-023 Kamionki lub przesłać pocztą na ten sam adres z wyżej wymienionym dopiskiem.

Postępowanie kwalifikacyjne obejmuje analizę wszystkich złożonych dokumentów oraz rozmowę z wybranymi kandydatami.

Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. Aplikacje, które wpłyną do sekretariatu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Kórnik.