Informacja dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych - umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów)

Ochrona poufności

Administrator Danych Osobowych Burmistrz Miasta i Gminy Kórnik zapewnia, że tożsamość sygnalisty nie podlega ujawnieniu osobom nieupoważnionym. Zasady tej nie stosuje się w przypadku wyrażenia przez sygnalistę wyraźnej zgody na ujawnienie jego tożsamości.

Wyjątek dotyczący zgody

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Niezbędność i minimalizacja

Administrator przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane, natomiast dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Obowiązek informacyjny wobec osób fizycznych wskazanych w zgłoszeniu

Administrator na podstawie art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO, informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na temat przetwarzania ich danych osobowych. Obowiązek informacyjny stosowany jest z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO), chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy (zgłoszenie było niezasadne i nie można osoby zgłaszającej naruszenie objąć ochroną) albo sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 ust. 1 lit. g RODO) wobec osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy (zgłoszenie było niezasadne i nie można osoby zgłaszającej naruszenie objąć ochroną) albo sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

Przechowywanie i usuwanie danych

Administrator przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Zasady ochrony danych osobowych

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej RODO informuję, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest: Burmistrz Miasta i Gminy Kórnik, Niepodległości 1, 62 -035 Kórnik.
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta i Gminy Kórnik, którym jest p. Agnieszka Lewicka – Bachman. Kontakt z Inspektorem możliwy jest poprzez:
- adres e-mail: abi@umig.kornik.pl,
- listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej,
- telefonicznie pod numerem: +48 61 81 70 411 wew. 672.
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii Administrator będzie je przetwarzał ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, zgodnie art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy. Ponadto odbiorcą Pani/a danych osobowych jest firma dostarczająca platformę do obsługi zgłoszeń o naruszeniach prawa tj. Mediapark Sp. z o.o. ul. W. Trylińskiego 14 10-683 Olsztyn, z którą Administrator zawarł umowę powierzenia danych osobowych.
Dane osobowe sygnalisty zostają ujawnione także w przypadku wyrażonej przez Panią/na zgody na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Administrator przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze. Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.
Okres przechowywania danych może uleć wydłużeniu w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Posiada Pani/a prawo do dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
Pani/a dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
Przy przetwarzaniu danych osobowych nie będzie używane zautomatyzowane podejmowanie decyzji, ani profilowanie.
Posiada Pani/a prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa w przypadku, gdy Państwa dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z przepisami RODO.
Podanie danych osobowych identyfikujących jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/a ochroną wynikającą z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów.